7.4 Beschaffung

Zur Sicherstellung, dass alle beschafften Produkte die festgelegten Qualitäts- und Umweltanforderungen erfüllen und für die Auswahl der Lieferanten ist der Einkauf zuständig.

Zur Erinnerung: Unter dem Begriff „Produkt“ verstehen wir auch Dienstleistungen, Software und immaterielle Produkte.

7.4.1 Beschaffungsprozess

Kriterien der Lieferantenauswahl

Die Lieferantenauswahl erfolgt im Einkauf hauptsächlich nach den Gesichtspunkten

· Lieferfähigkeit und Termintreue

· Preis

· gleich bleibend hohe Qualität

· Beratung und Service

· Umweltverträglichkeit der zu liefernden Produkte

Die Lieferanten sind mit Angabe der Zulieferteile im IT-System gespeichert und werden periodisch nach den oben genannten Gesichtspunkten beurteilt und die Ergebnisse dem Lieferanten mitgeteilt.

Überprüfung neuer Lieferanten

Bei neuen Lieferanten wird vom Einkauf zuerst geklärt, in welcher Form die Qualitäts- und Umweltfähigkeit des Lieferanten geprüft werden muss. Diese Beurteilung kann erfolgen über

· eine formale Befragung des Lieferanten über Fragebogen

· und/oder ein externes Audit

· und/oder Prüfung von Mustern

Kontinuierliche Bewertung

Durch die Wareneingangsprüfung erfolgt eine kontinuierliche Bewertung der Lieferanten.

Lieferanten, deren Produkte den Qualitäts- und Umweltanforderungen nicht entsprechen, werden für bestimmte Zulieferprodukte oder bei krassen Mängeln ganz für weitere Bestellungen gesperrt.

Eine detaillierte Beschreibung der Prozesse der Lieferantenauswahl und Beaurteilung ist in der PB 7.4-1 gegeben.

7.4.2 Beschaffungsangaben

Für Kaufteile werden durch den Einkauf Beschaffungsunterlagen (Bestellspezifikationen etc.) angefertigt. Die Beschaffung pflegt auch die Bestelltexte im IT-System. Die Unterlagen werden vor der Herausgabe daraufhin überprüft, ob alle Forderungen an das Produkt eindeutig und klar beschrieben sind.

Der Einkauf entscheidet, ob Testmuster notwendig sind. Falls ja, teilt der Einkauf dies dem Lieferanten mit.

Für die Beschaffungsunterlagen gilt der normale Änderungsdienst. Der Einkauf ist verantwortlich, dass alle Änderungen an die Lieferanten weitergeleitet werden.

7.4.3 Berücksichtigung des Umweltschutzes

Die Anforderungen an Materialien und Dienstleistungen, deren Eigenschaften Auswirkung auf die Umwelt haben, werden in den Beschaffungsunterlagen genau spezifiziert. Regelmäßig werden Umweltinformationen und umweltfreundliche Angebote der Beschaffungsmärkte erfasst, und auf Umsetzung hin überprüft. Die umweltrelevanten Beschaffungskriterien gelten sowohl für den Bereich der Leistungserbringung, als auch für Materialien, die im Verwaltungsbereich benötigt werden.

Auch bei der Auswahl, Überprüfung und Bewertung der Lieferanten werden die Standards des Umweltschutzes der XYZ-GmbH berücksichtigt. Die Lieferanten werden im Rahmen der Audits auf ihre umweltschonende Herstellung der zu beschaffenden Erzeugnisse hin überprüft. Mit Lieferanten, die über ein Umweltmanagementsystem verfügen, werden Vereinbarungen hinsichtlich der Darlegung ihrer Umweltschutzaktivitäten, z.B. in Form des jährlichen Umweltberichtes, getroffen.

7.4.4 Verifizierung von beschafften Produkten

Wenn vertraglich nicht anders vereinbart, werden Verifizierungen mittels

Identprüfung im Wareneingang vorgenommen. Im Bedarfsfall können diese durch zusätzliche Prüfungen ergänzt werden.

Bei sichtbaren Transportschäden, die zu einer Beeinträchtigung der Umwelt führen könnten, wird der Umweltbeauftragte informiert.

(siehe hierzu auch Kapitel 8.2.4 in diesem Handbuch)

7.4.5 Prozessdiagramm- Beschaffung