4 Zuständigkeiten
4.1 Leiter des Qualitäts- und Umweltmanagements
Der QM-/UM-Leiter ist zuständig für
· die Entscheidung, zu welchen Themengebieten Prozessbeschreibungen erstellt werden.
· die Erstellung und Prüfung der Prozessbeschreibungen
· die Verteilung, Änderung und Pflege der Prozessbeschreibungen
· das Einfügen von Verweisen auf die PB im QM-/UM-Handbuch
· die Pflege des PB-Verzeichnisses
4.2 Bereichsleiter
Die Bereichsleiter, die von einer PB betroffen sind, unterstützen den QM-/UM-Leiter bei der Erstellung der Vorschriften.
Sie sind für die Freigabe der Prozessbeschreibungen zuständig. Die PB wird gültig, sobald sie von allen angegebenen Bereichsleitern per Unterschrift freigegeben wurde.
5 Ablauforganisation
5.1 System der Ordnungsnummern
Prozessbeschreibungen sind in der Form
·
PB X.X-Z
gekennzeichnet.
X.X entspricht der Kapitelnummer des QM-/UM-Handbuchs, auf das sich die PB bezieht. Z ist eine pro Kapitel durchlaufende Nummer. Wird eine PB aus irgendwelchen Gründen außer Kraft gesetzt, wird deren Kennzeichnung nicht wieder benutzt.
Die Seiten sind durchlaufend nummeriert. Der aktuelle Revisionsstand wird in der Form
· Revision NN / MM.JJJJ
angegeben. MM.JJJJ bezeichnen Jahr und Monat der letzten Änderung, NN ist ein laufender Änderungsindex.
5.2 Gestaltungsrichtlinien
Die Gestaltung anderer Prozessbeschreibungen orientiert sich an dieser PB. Insbesondere muss jede PB enthalten:
· Unterschrift des Erstellers
· Unterschrift des Prüfers
· Unterschrift der freigebenden Bereichsleiter
· Verteilerschlüssel
· Änderungsstand
5.3 Einheitliche Gliederung aller Vorschriften
Alle Prozessbeschreibungen sind wie folgt gegliedert:
·
1. Ziel
und Zweck
Ganz kurze Beschreibung, was mit der PB bezweckt werden soll.
·
2. Geltungsbereich
Auflistung der Bereiche, Stellen und Personen, für die diese PB relevant
ist.
·
3. Begriffe
Kurze Erläuterung von Begriffen, die zum Verständnis wichtig sind.
Definitionen.
·
4. Zuständigkeiten
Festlegung der Zuständigkeiten einzelner Bereiche.
·
5. Ablauforganisation
Dieser Punkt stellt den Hauptteil der PB dar. Hier werden ausführlich alle
Regelungen erläutert. Optional kann es sinnvoll sein den Ablauf durch ein
Flussdiagramm zu visualisieren.
·
6. Dokumentation
Regelung, in welcher Form Aufzeichnungen zu erfolgen haben, wie lange und
wo diese aufbewahrt werden.
·
7. Änderungsdienst
Festlegung, wer den Änderungsdienst der PB durchführt.
·
8. Hinweise
und Mitgeltende Unterlagen
zusätzliche Hinweise, die zu beachten sind. Verweise auf andere Unterlagen.
·
9. Anlagen
Auflistung der Anlagen zur PB. Die Anlagen werden an die PB angeheftet.
Mit Ausnahme von Punkt 5 (und eventuell Punkt 6) sollten alle Abschnitte sehr knapp gehalten werden. Alle Beschreibungen müssen in knapper Form verfasst sein. Sie sollen klar und eindeutig sein!
5.4 Bestimmung von Freigabe- und Verteilerschlüssel
Der Ersteller einer Prozessbeschreibung legt fest, wer die Vorschrift prüft und freigibt. Er bestimmt den Verteilerschlüssel der freigegebenen PB.
Die Prüfung und Freigabe muss durch alle Bereichsleiter erfolgen, deren Arbeitsgebiet durch die PB direkt betroffen ist.
5.5 Ergänzende Prozessbeschreibung durch Flussdiagramme
Mit Flussdiagrammen können komplexe Geschäftsprozesse grafisch dargestellt werden. Der Aufbau eines Flussdiagramms kann aus den Spalten „Arbeitsschritt“, „Input“, „Ablauf“, „Output“ und „Zuständigkeit“ bestehen.
5.5.1 Arbeitsschritt
Arbeitsschritte kennzeichnen die Nummern der aktuellen Arbeitsschritte im Flussdiagramm. Entscheidungen (ja/nein) stellen keine Arbeitsschritte im Sinn des Flussdiagramms dar.
5.5.2 Input
Als Input werden im Wesentlichen Dokumente betrachtet, die in den Ablauf eingehen. Dokumente im Sinne des Qualitäts- und Umweltmanagements können beispielsweise Handbücher, Arbeitsanweisungen, Checklisten, Angebote u.a. sein. Dokumente können in Papierform und in elektronischer Form vorliegen.
5.5.3 Ablauf
Der Ablauf stellt eine grafische Darstellung des Gesamtprozesses dar. Er beinhaltet neben einzelnen Arbeitsschritten auch Entscheidungen (ja/nein), die keine Arbeitsschritte im Sinne des QM-/UM-Systems sind.
5.5.4 Output
Als Output werden im Wesentlichen Aufzeichnungen betrachtet, die aus dem Input und dem Ablauf entstehen. Aufzeichnungen im Sinne des Qualitäts- und Umweltmanagements können beispielsweise Prüfdaten, Kennzeichnungen, Angebote u.a. sein.
5.5.5 Zuständigkeit
Die Zuständigkeit legt fest welche Abteilungen bzw. Personen für den Ablauf zuständig sind. Hierbei werden in der Regel Kürzel für die Abteilungen bzw. Personen verwendet (z.B. EK für den Einkauf).
Hierbei bedeutet:
· Fette Schrift: Verantwortlichkeit
· Normale Schrift: Mitwirkung
· Kursive Schrift: Wird informiert
5.5.6 Bedeutung von Symbolen
5.5.7 Musterbeispiel- Prozessdiagramm
Lieferantenauswahl
6 Dokumentation
Jede PB enthält einen Verteilerschlüssel. Alle Empfänger einer PB bewahren die jeweils aktuelle Version ohne zeitliche Begrenzung auf. Da dem QM-/UM-Leiter sämtliche Prozessbeschreibungen des Unternehmens vorliegen, lässt sich immer nachvollziehen, welche PB an welchen Plätzen vorhanden sind.
7 Änderungsdienst
Der Änderungsdienst dieser PB wird vom QM-/UM-Beauftragten vorgenommen.
8 Hinweise und Mitgeltende Unterlagen
8.1 Mitgeltende Unterlagen
8.2 Hinweise
Dateinamen und Pfade für die IT-Speicherung von Dokumenten
Alle Prozessbeschreibungen, das QM-/UM-Handbuch und andere Unterlagen sind dauerhaft auf dem PC-Netzwerk gespeichert. Die Zugriffsrechte auf die verschiedenen Verzeichnisse vergibt der QM-/UM-Leiter.
9 Anlagen
- keine –