4 Zuständigkeiten
Alle Stellen, die Unterlagen erstellen, sind auch für deren Verteilung, Änderung und Aufbewahrung verantwortlich.
Für Unterlagen, die bereichsübergreifend Verwendung finden, gelten die gesonderten Regelungen in Absatz 5.4
5 Ablauforganisation
5.1 Prüfung und Freigabe
Alle für das Qualitäts- und Umweltsystem relevanten Unterlagen werden nach der Erstellung in angemessenem Umfang geprüft und dann freigegeben.
5.2 Verteilung
Die Unterlagen werden an die Stellen verteilt, die nach diesen Unterlagen arbeiten und qualitätsrelevanten Einfluss auf das Ergebnis besitzen. Bei der Verteilung ist auf die Leserlichkeit der Dokumente zu achten.
Alle empfangenden Stellen sind verpflichtet, bei Erhalt geänderter Unterlagen alte und ungültige zu vernichten und haben dafür zu sorgen, dass ausschließlich nach den neuesten Unterlagen gearbeitet wird.
5.3 Durchführung von Änderungen
Jede Person, die mit einer Unterlage arbeitet, kann bei der zuständigen Stelle Änderungsvorschläge machen.
Alle Änderungen werden schriftlich festgehalten, so dass der gültige Änderungsstand klar ersichtlich ist.
Geänderte Unterlagen werden nach dem gleichen Verfahren geprüft, freigegeben und verteilt wie neu erstellte Unterlagen. In den Änderungsdienst sind auch Lieferanten einbezogen.
5.4 Aufbewahrung
Die systembezogenen Unterlagen haben Gültigkeit, solange keine Änderung erfolgt. Eine Ausfertigung der gültigen Ausgabe ist bei der erstellenden Stelle unbegrenzt zu archivieren. Somit ist das leichte Auffinden aller Unterlagen gewährleistet.
Unterlagen, die sich auf einzelne oder mehrere Bauleistungen beziehen, werden durch den Ersteller abgelegt. Sie werden je nach Bedarf für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt.
Es existiert eine Dokumentenübersicht, in der alle gültigen Dokumente aufgelistet sind.
Ungültige Dokumente, die aus gesetzlichen Gründen oder als Belegexemplare aufbewahrt werden, werden eindeutig als solche gekennzeichnet.
5.5 Bereichsübergreifende Unterlagen
Für wichtige Unterlagen, die in mehreren Bereichen benutzt werden, sind genauere Bestimmungen für den Umgang mit den Unterlagen festzulegen.
Zu diesem Zweck existiert ein Formblatt (Anhang 1), auf dem beispielsweise eingetragen wird,
· wer die Unterlage erstellt
· wer prüft und freigibt
· wann und an wen die Unterlage weitergegeben wird
· wer für die Aufbewahrung zuständig ist
Jede Abteilung führt eine Übersicht der durch sie entworfenen Unterlagen, in der auch Beispiele enthalten sind. Hier sind auch Formblätter als Kopiervorlagen abgelegt.
5.6 Dokumente externer Herkunft
Dokumente externer Herkunft sind durch die entgegennehmende bzw. beschaffende Stelle als solche zu Kennzeichnen. Mit ihnen wird analog zu den internen Dokumenten verfahren.
Zu den externen Dokumenten gehören unter anderem:
· Sicherheitsbestimmungen
· Gesetze und Richtlinien
· Brandschutz
· Umweltauflagen
5.7 Prozessdiagramm – Lenkung der Dokumente
6 Dokumentation
7 Änderungsdienst
Siehe Absatz 5.3
8 Hinweise und Mitgeltende Unterlagen
8.1 Mitgeltende Unterlagen
PB 7.5-1 Erstellung von Arbeits- und Prüfplänen
8.2 Hinweise
- keine -
9 Anlagen
Gültige Dokumente