8.2.2 Internes Audit
Die Wirksamkeit des QM-/UM-Systems wird regelmäßig durch interne Audits überprüft. Die Audits werden nach einem Auditplan durchgeführt, den der Leiter des Qualitäts- und Umweltmanagements erstellt. Außerdem werden im Bedarfsfall außerplanmäßige Audits angesetzt.
Eine genauere Beschreibung des hier angegebenen Systems ist in PB 8.2-1 gegeben.
Zuständigkeit des QM-Leiters
Der QM-Leiter ist für die Planung und Durchführung
der Audits verantwortlich. Er erstellt jährlich einen Auditplan und überwacht
die Einhaltung der geplanten Termine. Er führt die Audits entweder selbst
durch, oder beauftragt einen geeigneten, unabhängigen Mitarbeiter mit der
Durchführung.
Zuständigkeiten des Umweltschutzbeauftragten
Der Umweltschutzbeauftragte übernimmt die Aufgaben der Planung und Durchführung eines Umweltaudits. Die Durchführung übernimmt er selbst oder er stellt ein Team aus Fachleuten zusammen. Der Auditplan enthält Art, Umfang und notwendigen Personalbedarf. Am Ende der Prüfung erstellt der UMB einen Auditbericht.
Unterscheidung planmäßige / außerplanmäßige Audits
Planmäßige Audits werden nach dem Auditplan durchgeführt, der Auskunft gibt, welche Unternehmensbereiche wann zu überprüfen sind.
Bei Problemen (oder Verdacht auf Probleme), die mit der Qualität der Bauleistungen zusammenhängen und bei wesentlichen Änderungen der UM-Abläufe, gesetzlichen Vorgaben sowie nach einem Umweltstörfall, können durch den QM-Leiter bzw. den Umweltschutzbeauftragten kurzfristig und ohne Anmeldung außerplanmäßige Audits angesetzt werden.
Durchführung der Audits
Die Durchführung der Audits erfolgt nach Auditunterlagen, die auf der Basis des QM-/UM-Handbuchs, der QM-/UM-Vorschriften, der Prozessbeschreibungen und sonstiger QM-/UM-Unterlagen erarbeitet werden. Für bestimmte Unternehmensbereiche sind feste Checklisten vorhanden.
Die Audits finden im zu auditierenden Bereich statt und werden zusammen mit dem Mitarbeiter durchgeführt, der für den Bereich zuständig ist.
Nach dem Audit werden die Ergebnisse mit dem Verantwortlichen des Bereichs besprochen.
Erstellung des Auditberichts
Das Ergebnis eines Audits wird in den Auditunterlagen und Checklisten festgehalten, bei wesentlichen Abweichungen wird ein zusätzlicher Bericht erstellt.
Dem auditierten Bereich wird das Ergebnis nach der Durchführung mitgeteilt. Abweichungsberichte gehen an den auditierten Bereich, den Abteilungsleiter sowie an die Unternehmensleitung.
Einleitung von Korrekturmaßnahmen
Die Abteilungsleiter sind verpflichtet, bei auftretenden Abweichungen schnellstmöglich Korrekturmaßnahmen einzuleiten.
Der QM-Leiter und der Umweltschutzbeauftragte überwacht die Korrekturmaßnahmen und die Einhaltung der vorgesehenen Termine.
Dokumentation der Audits
Die Aufbewahrung der Auditberichte, Pläne und Checklisten erfolgt zentral durch den Leiter des Qualitäts- und Umweltmanagements.
8.2.3 Überwachung und Messung von Prozessen
Durch den Einsatz von geeigneten statistischen Methoden wird eine stetige Überwachung der Realisierungsprozesse sichergestellt. Ziel ist die Konformität der Prozesse und eine stetige Prozessoptimierung. Grundlage für die Auswertungen bilden die Überwachungsberichte. (Siehe auch Kapitel 8.1 und 8.2.4)
8.2.4 Überwachung und Messung der Bauleistungen
Zur Verifizierung der Forderungen an die Bauleistungen sind angemessene Prüfungen in geeigneten Phasen des Realisierungsprozesses festgelegt. (Siehe Kapitel 8.1)
Prüfungen finden beim Wareneingang, innerhalb der Leistungserbringung und an fertigen Produkten statt.
Wareneingangsprüfung
Sämtliche Einkaufswaren gelangen zuerst in den Wareneingang. Warensendungen werden dort mit Hilfe der zugehörigen Bestellung geprüft:
· der äußere Zustand der Ware auf Transportschäden
· die Übereinstimmung der gelieferten Waren mit den Bestellangaben
· die Liefermenge
Werden hierbei schon Unstimmigkeiten festgestellt, wird mit dem Einkauf geklärt, wie weiter zu verfahren ist.
Der QM-Leiter erstellt exakte Regelungen, welche Waren bzw. Warengruppen nun einer Eingangsprüfung zu unterziehen sind. Waren, bei denen eine Prüfung nicht erforderlich ist, werden eingelagert. Es ist jederzeit nachvollziehbar, ob ein Artikel einer Prüfung unterzogen wurde, oder nicht.
Die Eingangsprüfung vollzieht sich grob nach dem folgenden Verfahren. Die genaue Vorgehensweise ist durch PB 8.2-2 geregelt.
· Für jeden zu prüfenden Artikel, beziehungsweise jede Artikelgruppe, existiert ein Prüfplan gemäß Kapitel 8.1, nach dem die Prüfung durchgeführt wird.
· Dem Prüfer liegen Informationen über in der Vergangenheit angefallene Entscheidungen vor. Diese Vergangenheit wird nach Bedarf durch den Prüfplan berücksichtigt.
· Waren, die den Anforderungen nicht entsprechen, werden bis zur weiteren Entscheidung als gesperrt gekennzeichnet.
· Zu jeder Eingangsprüfung wird ein Kontrollbericht erstellt.
Zwischenprüfungen
Innerhalb des Leistungserbringungsablaufes werden durch die Prüfabteilung planmäßige Prüfungen durchgeführt. Dadurch wird sichergestellt, dass Merkmale und Funktionen von Leistungserbringungsteilen mit den vorgegebenen Daten übereinstimmen und keine fehlerhaften Bauleistungen weitergeleitet und weiter bearbeitet werden.
Der Leistungserbringungsleiter legt fest, nach welchen Phasen und in welcher Form Zwischenprüfungen zu erfolgen haben.
Für die Zwischenprüfungen wird dann beim Auslösen eines Fertigungsauftrags automatisch eine Arbeitskarte erstellt, die entweder die Prüfanweisungen enthält, oder aber auf einen gesonderten Prüfplan verweist.
Die Durchführung der Zwischenprüfungen wird auf der Arbeitskarte durch Datum und Unterschrift bestätigt.
Zwischenprüfungen werden meist als Stichprobenprüfung durchgeführt. Treten in der Stichprobe Fehler auf, wird jedoch das gesamte Fertigungslos bis zur weiteren Entscheidung gesperrt.
Endprüfung
Fertige Bauleistungen werden prinzipiell einer 100%igen Endprüfung unterzogen, es sei denn, es wurde mit einem Auftraggeber explizit eine andere Regelung vereinbart.
Für alle Bauleistungen existiert ein Prüfplan laut Kapitel 8.1, nach dem die Prüfung vollzogen wird.
Die Endprüfung erfolgt nach Möglichkeit durch Prüfautomaten oder halbautomatische Prüfmittel.
Endprüfungen wie auch Zwischenkontrollen werden durch fachlich ausgebildete Mitarbeiter durchgeführt, die ausschließlich zu Prüfarbeiten eingesetzt werden, also nichts mit der Leistungserbringung der zu prüfenden Bauleistungen zu tun haben.
Durchgeführte Prüfungen werden auf der zugehörigen Arbeitskarte bestätigt. Fehlerhafte Bauleistungen werden bis zur weiteren Entscheidung gemäß Kapitel 8.3 gekennzeichnet und gesperrt.
Vor der Freigabe der Bauleistungen zur Einlagerung wird anhand der Arbeitskarten durch die Kontrolle überprüft, ob alle erforderlichen Zwischen- und Endprüfungen durchgeführt wurden.
Auswertung der Prüfergebnisse
Alle Prüfunterlagen werden aufbewahrt. Aus den Prüfberichten werden in regelmäßigen Abständen Auswertungen erstellt und an die betroffenen Bereiche verteilt.
Zuständig für diese Auswertungen ist die Kontrolle.
8.2.5 Umweltbezogene
Messungen und Überwachung
Umweltrelevante
Messergebnisse
Umweltrelevante Messergebnisse sind alle Messungen
von Input- und Outputgrößen der Umweltbilanz. Die Dokumentation der
Messergebnisse erfolgt über die Rechnungen der Versorgungsunternehmen und der
Entsorger.
Kalibrierung
von Messgeräten
Die
Kalibrierung der Messgeräte erfolgt nach folgenden Verfahren:
Input Messgerät Kalibrierstelle
Strom Stromzähler EVU
Wasser Wasserzähler Wasserwerk
Gas Gaszähler Gaswerk
Heizöl Tankuhr Eichamt
Output Messgerät Kalibrierstelle
hausmüllähnlicher Anzahl Tonnen Müllabfuhr
Gewerbemüll * Volumen
Schrott Waage Eichamt
Umweltrelevante Messergebnisse
Umweltrelevante Messergebnisse sind alle Messungen von Input- und Outputgrößen der Umweltbilanz. Die Dokumentation der Messergebnisse erfolgt über die Rechnungen der Versorgungsunternehmen und der Entsorger.
8.2.6 Prozessdiagramm – Überwachung und Messung
